Beim Institut für Volkskunde der Deutschen des östlichen Europa (IVDE) in Freiburg i.Br., einer dem Geschäftsbereich des Ministeriums des Inneren, für Digitalisierung und Kommunen Baden-Württemberg nachgeordneten Dienststelle, ist zum nächst-möglichen Zeitpunkt mit einem Stellenanteil von bis zu 50% eine unbefristete Stelle einer/eines

Mitarbeiterin/Mitarbeiters im Sekretariat

(w/m/d)

zu besetzen.

Das IVDE (https://ivdebw.de/) ist ein kulturwissenschaftliches Institut, das die Kultur und Geschichte der Deutschen aus dem östlichen Europa dokumentiert und erforscht. Es kooperiert mit der Universität Freiburg und ist mit zahlreichen Forschungseinrichtungen im östlichen Europa vernetzt.

Die Mitarbeitenden im Sekretariat übernehmen Aufgaben in Verwaltung und Organisation. In enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung schaffen sie so die administrativen Voraussetzungen für erfolgreiche Forschung und Archivtätigkeit.

Für unser Sekretariat suchen wir ein Allround-Talent, das im Teamwork seine Stärken einbringt, souverän mit digitalen Anwendungen umgeht und Interesse an einem wissenschaftlichen Arbeitsumfeld hat.

Aufgabengebiet:

• Interne und externe Kommunikation, Bearbeitung der Institutskorrespondenz sowie Mitwirkung bei der Öffentlichkeitsarbeit

• Haushaltsmanagement und Haushaltsüberwachung mit SAP, Rechnungssachbearbeitung

• Registraturtätigkeiten (elektronische Aktenführung)

• Mitwirkung bei Beschaffung und Auftragsvergabe

• Organisation und Durchführung von Veranstaltungen

• Personalverwaltung (stud./wiss. Hilfskräften)

• Mitarbeit bei der Administration von Drittmittelprojekten

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben

Anforderungsprofil:

• Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem Ausbildungsberuf im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich (z.B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Ausbildung im Bürobereich) oder entsprechende Berufserfahrungen

• Selbständige, serviceorientierte, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise

• Sichere Beherrschung und Anwendung der gängigen MS-Office-Produkte (Word,Excel, Outlook)

• Souveränität im Umgang mit digitalen Infrastrukturen und generelle Aufgeschlossenheit gegenüber digitalen Neuerungen

• Fremdsprachenkenntnisse (neben Englisch auch Kenntnisse einer oder mehrerer ostmitteleuropäischer Sprachen) sind von Vorteil

Wir bieten:

• Eine Tätigkeit in einem sympathischen und dynamischen Team

• Ein vielfältiges Aufgabenspektrum in der Verwaltung, verbunden mit wissenschaftlich und gesellschaftlich relevanten Themen

• Die Möglichkeit zu Fort- und Weiterbildungen

• Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) in Entgeltgruppe 5. Die Gehaltsspanne entnehmen Sie bitte der aktuell gültigen Gehaltstabelle .

Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Frauen werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Nähere Auskünfte erteilt das Ministerium des Inneren, für Digitalisierung und Kommunen Baden-Württemberg unter Tel. 0711-231 3165 (Frau Franz).

Interessentinnen und Interessenten können sich bis spätestens 13.10.2024 unter Angabe der Kennziffer IVDE02-2024 über unser Online Bewerberportal bewerben. Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung aussagekräftige Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, Beurteilungen etc.) bei.
Die Informationen zur Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person nach Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) erhalten Sie unter: Datenschutz bei Stellenausschreibungen .